第一章 总则

第一条 为了加强校友会档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、标准化，更好地为校友会的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部、国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》等法律法规和《襄阳职业技术学院档案管理办法》有关规定，结合校友会工作实际，特制定本办法。

第二条 校友会各类行政收发文件，要统一由秘书处备案登记，随时收发，随时登记。

第三条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条 借阅档案的校友，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如果有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经秘书长批准。

第五条 承办人员应保证经办文件的完整、准确、系统，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 归档范围

第六条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第七条 相关部门发来的与本校友会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第八条 本会成立、合并、更名、换届、终止，启用印章、章程、制度等重要文件资料。

第九条 本校友会对外发文与有关单位来往的文件。

第十条 本校友会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十一条 本校友会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十二条 本会召开的理事会、会员代表大会等的会议文件（方案、总结、报告、纪要等），以及各种音像材料。

第十三条 本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料。

第十四条 本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料。

第三章 附则

第十五条 本办法由襄阳职业技术学院校友会秘书处负责解释。

第十六条 本办法自公布之日起执行。